انت هنا : الرئيسية » مقالات » كيفية كتابة تقرير كامل ، كيف تكتب تقارير ؟

كيفية كتابة تقرير كامل ، كيف تكتب تقارير ؟

كيفية كتابة تقرير كامل ، كيف تكتب تقارير ؟

في زمن كثرت في البرامج والأحداث وتنوعت، أصبح من الواجب تضمينها وأرشفتها وهذا على الرائد فيها وكذا المشاهد

حيث تجذر الإشارة إلى وجود أنواع عديدة من التقارير والتي تكون حسب طبيعة الحدث ، والهدف من هذا التقرير، والأشخاص الموجه لهم التقرير.

ومن التقارير الشائعة :

– تقرير عن رحلة (مدرسية، كشفية، عائلية، جماعية …)

– تقرير عن حدث (سباق، احتفال، عيد…)

– تقرير عن حادث : (حادث مرور، زلزال، فيضان…)

ويختلف مصدر التقرير :

– تقرير صحفي (يتم مراجعته ونشره إلى شرائح عامة من المجتمع)

– تقرير إداري (يتم إرساله إلى الادارات والجهات المخولة لاتخاذ موقف معين إزاء مايعرضه التقرير)

– تقرير شخصي (غالبا ما يكون على شكل مذكرة، ولكنه يصلح أن يكون مصدرا للعديد من التقارير)

– تقرير مخابراتي (تقرير سري يكون محصورا في جهة معينة، وهذا بغرض اتخاذ تدابير او اجراءات معينة على المدى القريب أو المتوسط او البعيد)

مراحل كتابة التقرير

المرحلة التحضيرية لكتابة التقرير

– تحديد نوع التقرير : بماذا يتعلق التقرير؟ مثلا : تقرير عن حادث في ….. ، نقرير عن جولة مدرسية إلى مدينة ……

* الإحاطة بالتقرير ويشمل:

– مصادر التقرير: استيراد المعلومات بعناية من مصدر التقرير وذكره ، وكلما كانت المصادر أكثر كان التقرير أفضل وله وزن ومرجعية أكبر

– وجهة التقرير (القارئ) : يتم كتابة التقرير حسب الوجهة التي أرسلت إليه، فالقارئ إذا كان عامة الشعب ليس كمن هو صديق وليس كمن هو إداري، فكلما كان قراء التقرير أقل كان التقرير أعمق.

– هدف التقرير: وهو الغاية التي وجد لأجلها التقرير فقد يكون هدف التقرير إبداء أفكار جديدة، عرض مشاكل وقضايا بغرض حلها ، وقد يقتصر على أرشفة حدث معين فقط.

– مواد التقرير: كل ما يدعم التقرير ويؤكده وتشمل الصور والخرائط التوضيحية والاحصائيات، حيث أن هذه المواد تزيد مصداقية التقرير وتدعمه أكثر.

المرحلة التنسيقية لكتابة التقرير

– كتابة الخطوط العريضة لخطة التقرير : وتبدأ بـ العناوين الأساسية ، ثم الفرعية من الدرجة الأولى، الفرعية من الدرجة الثانية.. ، إلى غاية ربط جميع المحتوى بالتقرير.

– ترتيب محتوى التقرير : ويكون الترتيب على الأساس الزمني (الصباح قبل المساء) والمنطقي (كتابة اسم الكبير قبل اسم الصغير) والمنهجي (عرض الحالة الايجابية قبل الحالة السلبية)

مرحلة كتابة وتدوين التقرير

1 ـ صفحة عنوان التقرير : ويوضح بها رقم التقرير وعنوانه وخطاب الإحالة الذي أعد على أساسه التقرير وأسماء مقدمي التقرير وعدد صفحاته والتاريخ، ثم الجهة أو الشخص التي سيوجه إليها التقرير .

2 ـ محتويات التقرير : وتوضح الأقسام والموضوعات المختلفة وقائمة الجداول والرسوم البيانية والتوجيهية وأماكنها . وقد يلي هذه الصفحة مقدمة تشمل ملخص عام لموضوع التقرير .

3 ـ ملخص التقرير : وهو مختصر لما يحتويه التقرير والغرض منه والإجراءات التي تم اتخاذها والنتائج التي تم التوصل إليها والتوصيات التي أعدت على ضوء هذه النتائج هذا ويجب أن نلاحظ أن الغرض من ملخص التقرير هو تقديم خلاصة التقرير بشيء من التركيز وليس وصفا للتقرير حيث أن هناك بعض الأشخاص يقرأون فقط الملخص .

4 ـ النتائج : ويتم فيها مناقشة وعرض النتائج التي أمكن الوصول إليها من واقع البيانات والحقائق والآراء التي تم جمعها وتحليلها مع عرض تفصيلي لها وللأسس التي وضعت عليها التوصيات .

5 ـ التوصيات : وتشمل كل التوصيات التي أمكن الوصول إليها ومبررات وضعها وما تغطيه من احتياجات .

6 ـ التقرير التفصيلي : وهو يمثل جسم التقرير ويشمل الخطوات التي أدت إلى النتائج والتوصيات .

7 ـ الملاحق : وتضم جميع الملاحق التي ورد ذكرها في التقرير . هذا ويجب ملاحظة أن الهيكل السابق ليس هو الهيكل المفروض إتباعه في إعداد كل التقارير فقد يختلف الهيكل تبعا لطبيعة التقرير واختلاف الموقف الذي يعالجه فعلى سبيل المثال قد يسبق التقرير التفصيلي ( جسم التقرير ) النتائج والتوصيات كما في حالة صعوبة استيعاب أو فهم النتائج دون الإطلاع ودراسة التقرير التفصيلي .

ب ـ الأسلوب : قرر أي نمط سوف يكون عليه أسلوب كتابتك، السرد المنطقي، الفقرات المتصلة، الفقرات المنفصلة، التسلسل من خلال نقاط مرقمة . مع ملاحظة أن أي من الأنماط السابقة لابد أن يعتمد على التتابع المنطقي للأحداث أو الأفكار أو الحقائق والمعلومات . كما يجب أن تلاحظ أسلوب كتابتك للتقارير العلمية والفنية وتقارير الأعمال لابد وأن يكون بلغة متزنة تبتعد عن المبالغة أو الإفراط في التشبيهات الأدبية .

جـ ـ الترتيب والتنسيق : يجب أن تراعي مساعدة قارئ التقرير بتمييز وترقيم المقاطع والأجزاء المختلفة داخل كل قسم، مع الأخذ في الاعتبار أن هذا الترقيم سيكون منفصلا في حد ذاته عن أي تقسيم آخر للتقرير من حيث تقسيمه إلى أقسام أو أجزاء أو فصول فالترقيم الذي نقصده هنا هو تقسيم داخلي في أقسام التقرير .

د ـ وسائل الإيضاح : فكر في أنسب وسائل الإيضاح التي يمكن أن تستخدمها أثناء الكتابة، بحيث يكون الارتباط بين وسيلة الإيضاح المستخدمة والمادة المكتوبة قويا ولا يتأتى ذلك إلا من خلال دراسة الوسيلة المناسبة للتعبير عن الفكرة المكتوبة .

هـ ـ مقدمة التقرير : كما سبق وإن ذكرنا أن التقرير سوف يحتاج إلى مقدمة وهي تكتب عادة بعد الانتهاء من كتابة التقرير وإعداده وتذكر أن هذه المقدمة يجب ألا تتضمن أية تفاصيل واردة في أقسام التقرير أو ملحقاته . هذا ويجب أن تشمل مقدمة التقرير ما يلي :
اسم الشخص الذي يرسل إليه التقرير، أو أسماء من سيرسل إليهم التقرير إذا كان سيتم إرساله إلى أكثر من شخص، حيث توضع أسمائهم بالترتيب وفقا لمستواهم الوظيفي .
تاريخ التقرير .
موضوع التقرير . وإبعاده، ومكوناته، وهدفه .
بعض المعلومات المختصرة عن تطور الأحداث التي أدت إلى وجود المشكلة الحاضرة التي يعالجها التقرير .
أهم النتائج والتوصيات التي يعرضها التقرير .
أقسام التقرير ومنطقية وكيفية ترتيبها .
التعبيرات التي استخدمها للدلالة على معاني خاصة وردت في التقرير ومن المهم أن تجعل مقدمة التقرير مشوقة بقدر الإمكان . وذلك بإظهار بعض النقاط ذات المدلول المالي والمعملي .
و ـ كتابة أقسام التقرير والمرفقات : من الأفضل أن تكتب كل جزء من التقرير على حدة بمعنى أن تركز على كتابة قسم واحد أو مرفق واحد من التقرير في وقت واحد إذا كان ذلك ممكنا وذلك حتى تنساب الأفكار في تتابع خلال الوقت دون انقطاع . هذا ومن الأفضل أيضا أن تراعي النقاط التالية عند كتابة كل جزء .
اذكر الحقائق والآراء التي تم الحصول عليها وتحديد مصدرها .
حلل هذه الحقائق والآراء .
حدد نتائج هذا التحليل .
حدد التوصيات المترتبة على هذه النتائج .
أشر إلى المادة التي شملتها المرفقات وصفها باختصار .
ز ـ الخلاصة أو الخاتمة : يجب أن تتناول الخاتمة كل أو بعض النقاط التالية :
ملخص موجز لما ورد في أقسام التقرير .
ملخص موجز للنتائج والتوصيات .
ذكر القرارات الواجبة الاتخاذ بوضوح كنتيجة للتوصيات وكذلك الأشخاص الذين عليهم إصدار هذه القرارات .
ذكر الدراسات اللازمة الأشكال إذا كان الموقف يتطلب ذلك .
ح ـ قائمة المراجع : يجب أن يتضمن تقريرك قائمة المراجع التي أمدتك بالحقائق والمعلومات .

المرحلة الرابعة : المراجعة :
بعد انتهاؤك من كتابة مسودات التقرير اتركها جانبا لمدة يوم أو يومين إذا كان الوقت يسمح بذلك . ثم ارجع إليها وتناولها بنظرة إنتقادية موضوعية كما لو كان شخص آخر هو الذي قام بإعدادها . ثم قم بعد ذلك بتحديد كيفية كتابة التقرير على الآلة الكاتبة وذاك بالتحديد المسبق لما يلي :
نوع وحجم الورق المستخدم .
المسافات التي ستترك بين السطور وبعضها .
حجم المساحة المكتوبة داخل الورقة ( الهوامش المتروكة على جوانب الصفحة ) .
العناوين الرئيسية التي ستكتب في وسط الصفحات، والعناوين الجانبية .
الخطوط والأقواس التي ستوضع للعناوين الرئيسية والجانبية .
كيفية تنفيذ الرسوم والإيضاحات .
عدد الصور المطلوبة .
الشكل النهائي ( التجليد ) .

نماذج عن تقارير

تقرير الجولة العلمية الأخيرة للتلاميذ 2013

تقرير المشاركة في مائدة رمضان – الهلال الأحمر الجزائري بريان – رمضان 2013م 1434هـ

تعليقات (4)

© 2013 Powered By Wordpress, Development Yasin Casey Algeria

© 2013 جميع الحقوق محفوظة للموقع ياسين كاسي

الصعود لأعلى